Работа с архивными документами

Материал из Brownie Software
Перейти к: навигация, поиск

< Назад | Главная | Далее >

Сдача документа в архив

  • После того, как появляется распоряжение ГИПа о сдаче определенных файлов в архив, архивариус переводит завершенные документы в архивное состояние.
  • После перевода документа в архивное состояние редактирование и перевод в другие состояния этого документа блокируется системой (даже для автора). Если на данном этапе возникает необходимость редактирования документа, то необходимо обратится к архивариусу и получить электронное разрешение на редактирование предварительно подписанное ГИПом проекта.
  • Архивариус должен выделить файл, который требуется перевести в архивное состояние. Данное действие можно совершать над несколькими документами одновременно. Для этого необходимо:
  1. В левом столбце проставить галочки напротив тех документов, которые переводятся в архивное состояние.
  2. В меню выберите Документ > Принять в архив.
    Bs1 project workdocs menu toarchive.png
  3. В диалоговом окне нажмите Да.
    Bs1 project workdocs archivemarks.png

Редактирование архивной документации

  1. Выделите соответствующий файл.
  2. Выполните пункт меню действий Документ > Взять из архива.
    Bs1 project workdocs menu getfromarchive.png
  3. В диалоговом окне выберите нужное разрешение по кнопке Выбор, номер которого исполнителю предварительно сообщает архивариус, и нажмите кнопку ОК.
  4. Создайте новую версию документа и отредактируйте её (Обратите внимание, что при создании новой версии её статус - промежуточная).
  5. После внесения изменений сдайте документ в архив (для этого необходимо сделать версию основной Версии > Сделать основной).
  6. Ознакомьтесь с сообщением и выберите вариант ответа в соответствии с регламентом организации.
Примечание. Возможны варианты повторного приема документации в архив: 
  • Непосредственно исполнитель возвращает документ в архив (нажмите кнопку Да, состояние документа изменится на архивное)
  • Исполнитель завершает работу над документом, а архивариус повторно принимает документы в архив (нажмите кнопку Нет, состояние документа изменится на завершенное)

< Назад | Главная | Далее >