Модуль "Письма"

Материал из Brownie Software
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Назначение ролей пользователям к базе Письма

Администратору необходимо назначить доступ Manager + все разрешения, всем остальным пользователям назначить доступ Author + все разрешения и роли:

Пользователь Описание Роли
Администратор администратор системы Controlers, Creator, CSD, DocViewer, DbAdmin, SysAdmin
Секретарь регистрирует письма и выдает задания Secretar
Контролер получает уведомления и отчеты в ходе работы Controlers, CSD
Получатель отчетов получает отчеты о выполненной работе Controlers, CSD
Исполнитель выполняет задания CSD

Заполнение справочников

Виды документов

Перед созданием письма необходимо заполнить Справочник. В зоне навигации выбрать Справочники - Виды, нажать кнопку Создать, указать Вид документа, сохранить.

Справочник.png

Списки рассылки

В зоне навигации выбрать Справочники - Списки рассылки, нажать кнопку Создать, указать название списка, нажать на кнопку Добавить, из справочника сотрудников выбрать участников, нажать на кнопку Применить.

Необходимый набор участников для рассылки можно сделать списком по умолчанию.

Рассылка.png

Шаблоны печати

В зоне навигации выбрать Справочники - Шаблоны печати.

Чтобы добавить или обновить шаблон печати необходимо нажать кнопку Обновить шаблоны печати, указать путь к шаблону базы, нажать Ок.

Настройка контролеров

В меню Actions выбрать Настройка контролеров, из справочника сотрудников выбрать Контролера и Получателя отчетов, которые будут автоматически подставляться в письма, сохранить.

Настройки доступа.png

Контролер получает уведомления когда:

  • выдано основное задание
  • выполнено основное задание
  • задание открыто повторно исполнителем
  • задание просрочено
  • резолюция исполнена (все задания выполнены)

Получатель отчетов получает уведомления когда:

  • резолюция исполнена (все задания выполнены)

Работа с письмом

Письмо состоит из:

  1. Высокая важность - с помощью иконки выделяет письмо в представлении;
  2. № документа - порядковый номер документа;
  3. Входящий № - выдается автоматически после создания документа. Возможна корректировка в меню Actions - Настройки индексации;
  4. Организация - в этом поле отображается информация о той организации, от имени которой поступило письмо;
  5. Объект - возможность выбрать объект из справочника;
  6. Количество - количество листов, экземпляров и приложений в письме;
  7. Отправитель - отображается информация об отправителе, от имени которого поступило письмо;
  8. Ответ на исх.письмо - возможность прикрепить ссылку на исходящее письмо;
  9. Вид документа - наименование вида документа;
  10. Проект - возможность выбрать проект из реестра;
  11. Адресаты - получатель письма;
  12. Заголовок - название документа;
  13. Файлы - контейнер для прикрепления файлов;
  14. Текст - информация по документу;
  15. Комментарий - дополнительная информация по документу;
  16. Дата резолюции - от какого числа была оформлена резолюция;
  17. Текст резолюции - решение, распоряжение, принятое должностным лицом;
  18. Контролер - аудитор письма;
  19. Получатель отчета - получает отчеты о выполненных заданиях;
  20. На контроле - включает отправку уведомлений аудиторам.


Регистрация входящего письма

На вкладке Входящие нажать кнопку Новый входящий документ, выбрать файл, откроется окно Регистрация входящего письма. Заполнить поля: № документа, вид документа, заголовок, организация, количество - обязательны для заполнения.

Рег-я вход.письма.png

Редактирование входящего письма

  1. В представлении выбрать созданный входящий документ. Документы, отмеченные галочкой высокая важность при регистрации, в представлении отображаются с красным восклицательным знаком.
    Высокая важность.png
  2. Открыть документ на редактирование, нажатием кнопки Изменить или двойным кликом по документу. При необходимости заполнить дополнительные поля. Информация из поля Текст резолюции будет автоматически подставляться в выдаваемые задания.
  3. Контролера и получателя отчетов, которые заполнились автоматически, можно редактировать в письме вручную. Необходимо в поле на контроле поставить галочку, если требуется чтобы им поступали уведомления по этому письму.

После выдачи хотя бы одного задания, данные в блоке Резолюция станут недоступны для редактирования. 

Рассылка

Возможность рассылки писем из карточки входящего документа.

Если в рассылку добавить пользователя, у которого нет доступа к входящему документу, 
то при попытке перейти по ссылке из полученного письма, будет выводиться уведомление: 
You are not authorized to perform that operation. 

Рассылка1.png

Печать

Распечатать письмо можно из карточки входящего документа, нажав на кнопку Печать.

Печать11.png

Регистрация исходящего письма

На вкладке Исходящие нажать кнопку Новый исходящий документ, откроется окно Регистрация исходящего письма. Заполнить поля: заголовок и исполнители - обязательны для заполнения.

Редактирование исходящего письма

  1. В представлении выбрать созданный исходящий документ. Документы, содержащие прикрепленные файлы, в представлении отображаются с иконкой в виде скрепки.
    Скрепка.png
  2. Открыть документ на редактирование, нажатием кнопки Изменить или двойным кликом по документу. При необходимости заполнить дополнительные поля.

Удаление писем

В представлении выделить один документ или отметить несколько, нажать на кнопку Удалить, документы переместятся в корзину, вместе со всеми заданиями, которые содержит документ.

Удаление писем.png

Удалять документы может его автор или администратор.

Восстановление писем

Перейти на вкладку Корзина, выделить один или несколько документов, нажать на кнопку Восстановить.

Задания по документу необходимо восстанавливать отдельно.

Работа с заданиями

Создание задания

Перед созданием задания необходимо убедиться, что в письме в блоке Резолюция заполнены поля: Дата и Текст.

Перейти на вкладку Ход исполнения. Нажать на кнопку Создать. Открывается окно Новое задание. Указать срок исполнения, назначить исполнителя. В поле Описание задачи автоматически подставляется текст резолюции, нажать Выдать.

Новое задание.png

Задание появится в списке в статусе Новое.

Задание в списке.png


Статусы заданий
Сигнал Статус
Желтый.png Новое,

Открыто повторно

Зеленый.png Выполнено
Красный.png Отменено
Иконка просрочено.png Просрочено

Перенаправление задания

По такой же схеме исполнитель задания может создать перенаправленное задание. Перенаправленные задания создаются в случае, если исполнитель задания не владеет достаточной информацией для его выполнения.

Перенаправленное.png

Ход выполнения задания

Исполнителю, получившему задание, необходимо открыть его на изменение, заполнить поля в блоке Отчет об исполнении и нажать кнопку Выполнено. Задание примет статус Выполнено. В случае необходимости задание можно открыть повторно. Это может сделать как автор так и исполнитель, если дата переоткрытия не превышает срок исполнения.
Отчет об исполнении.png

Если задание не было выполнено в указанный срок, то оно принимает состояние Просрочено и в представлениях меню Для меня, От меня помечается соответствующей иконкой.

Просрочено.png

Удаление заданий

Выделить одно или несколько заданий, нажать на кнопку Удалить, задания переместятся в корзину. Удалять задания может его автор или администратор.

Задания в статусе Выполнено может удалять только администратор.

Восстановление заданий

Перейти на вкладку Корзина, выделить одно или несколько заданий, нажать на кнопку Восстановить.

Задание можно восстановить только в том случае, если восстановлен документ, к которому оно прикреплено.

Назначение доступа к письму

Если пользователю, не являющемуся участником письма, необходимо предоставить доступ на чтение к какому-нибудь письму, нужно в представлении выделить это письмо и нажать на кнопку Назначение доступа. В левой части окна Доступ на чтение отметить галочкой пользователя, которому предоставляется доступ, нажать на кнопку Добавить, пользователь отобразится в правой части окна, нажать Ок.

Назначение доступа.png

Такому пользователю поступит уведомление, что ему назначен доступ к письму, по ссылке он сможет просмотреть письмо.

Блокировка

Пользователи, работающие с одним и тем же письмом и его заданиями, при одновременном нажатии на кнопки: Создать, Выполнено, Открыть повторно, Удалить, могут столкнуться с сообщением:

Блок.png

В этом случае необходимо подождать некоторое время и повторить своё действие. Это связано с тем, что при одновременном нажатии на кнопки, на несколько секунд срабатывает блокировка, для обновления состояния документов.

Для исключительных ситуаций, у Администратора есть вкладка Список транзакций (блокировок), в представлении которой, отображаются активные   
и неактивные транзакции, где можно контролировать их состояние.

Блокировка.png

Отчёт

Справка о просроченных контрольных поручениях по состоянию на дату

В зоне навигатора нажать вкладку Все задания, нажать кнопку Отчеты, выбрать Справка о просроченных контрольных поручениях по состоянию на дату.

Отчет 1.png


Отчет выводит количество основных [1] просроченных заданий.

  1. Основное задание - это первое задание, выданное секретарем, не перенаправленное.