Архив

Материал из Brownie Software
Перейти к: навигация, поиск

< Назад | Главная | Далее >

Содержание

Общие сведения

Все проекты, хранящиеся в BlueStream, могут находиться в одном из трех состояний:

  • Текущие проекты;
  • Завершенные проекты;
  • Архивные проекты.

Каждый оконченный проект должен быть сдан в архив. При этом необходимо выполнить следующее:

  • Проверить комплектацию проекта (наличие всех разделов и всех файлов);
  • Перевести все файлы (документы) по данному проекту в архивное состояние;
  • Поместить проект в архив.

Прием проектной документации в архив

В архивное состояние можно переводить только завершенные документы. В завершенное состояние документ переводит его разработчик.

  1. Выделить галочками соответствующие файлы (Все документы выделяются по нажатию Ctrl+A).
  2. Выполнить пункт меню действий Документ > Принять в архив.
  3. В диалоговом окне нажать кнопку ОК.

Сдача проекта в архив

Сдача проекта в архив осуществляется архивариусом предприятия в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

  1. Открыть модуль Картотека проектов.
  2. В левом навигаторе выберите представление Текущие или Завершенные проекты (в завершенное состояние проект переводит ГИП).
  3. В меню выберите пункт Состояние > Поместить в архив.
  4. В диалоговом окне нажать кнопку Ok.
    Guide3.png
Примечание. В архивное состояние можно переводить только те проекты,  в которых все документы приняты в архив.

Разрешение на изменения архивных документов

По умолчанию, к проектной документации, помещенной в архив, доступ на запись имеет только Администратор системы и Архивариус. Все остальные пользователи имеют доступ только на чтение. Перед тем, как внести изменения в документацию, сданную в архив, необходимо получить разрешение, в соответствии с правилами внутреннего распорядка. Выдача разрешений на внесение изменений в архивную документацию осуществляется архивариусом следующим образом:

  1. Откройте модуль Картотека проектов.
  2. В правом меню выберите Журналы > Разрешения на изменение.
    Guide4.png
  3. В меню действий выберите Создать .
  4. Заполните данные на вкладках карточки Разрешение на внесение изменений:
    Guide5.png
    • Основные атрибуты - № разрешения присваивается автоматически после выполнения действия Разрешение > Зарегистрировать.
    • Основные атрибуты - шифр проекта присваивается через выбор архивного проекта по кнопке Выбор.
    • Основные атрибуты - примечание (например, причина изменения).
    • Файл разрешения - файл, содержащий подробное описание вносимых изменений (поле не обязательно для заполнения). #* Список документов - список документов, подлежащих изменению, заполняется по кнопке Изменить.
      Guide7.png
    • Подписи - подписи проставляются автоматически после выполнения действия Документооборот > Утвердить разрешение.
      Guide9.png

Сбор подписей для разрешения

Отметки о визировании разрешения проставляют следующий сотрудники организации:

  • Подпись сотрудника, составившего разрешение.
  • Подпись сотрудника, внесшего изменения в документацию.
  • Подписи сотрудников, согласовавших разрешение.
  • Подпись сотрудника, утвердившего разрешение.

Для получения необходимых подписей каждый участник согласования выполняет следующее действие:

  1. В левом меню выберите закладку Разрешения на изменения.
  2. Установите курсор на документ разрешения.
  3. Выполните пункт меню Документооборот > Утвердить разрешение.
  4. После этого разрешение можно зарегистрировать.

Регистрация разрешения

  1. После сбора необходимых подписей зарегистрируйте разрешение следующим образом:
  2. В окне выберите закладку Не зарегистрировано
    Guide8.png
  3. Выделите необходимое разрешение и откройте его дважды щелкнув по нему.
    Guide10.png
  4. После этого разрешению автоматически присваивается номер по схеме номер разрешения – год.
    Guide11.png

< Назад | Главная | Далее >